自動バックアップ共有化システム「Knowledge Holder」について ーその3-

Knowledge Holderの紹介 設定編②


弊社株式会社テクトレージ開発のシステム「KnowledgeHolder」についてのご紹介、第3回目です。前回はバックアップ対象となるファイルを増やす設定の方法をご紹介しましたが、今回は逆にバックアップファイルの対象から除外する機能を紹介します。

前回の記事で記載しましたが、KnowledgeHolderは登録した拡張子のファイルについて、すべて自動でバックアップを行えるようにしており、登録済みの種類のファイルであれば無作為にバックアップされていきます。これは作業者が意識せずに普段の操作だけでバックアップができるという利点がある反面、意図していないファイルまでバックアップされてしまうというデメリットもあります。

このような点をカバーするため、KnowledgeHolderでは「非該当ワード設定」という機能を備えています。

テクトレージマン
管理者画面からの設定となります。

非該当ワードとして文字列を登録すると、その文字列を含むフォルダの中に保存されたファイルやその文字列を含むファイル名をバックアップ対象から除外することができます。

例えば、情報共有するのに適していない「精算」に関するファイルや、「下書き」として保存するファイルを非該当ワードとして設定します。

ファイル名が、“精算”、“下書き”、“精算書”、“下書き123”、などファイル名に精算、下書きが含まれるファイルについてはバックアップされません。

また、ファイル保存場所の上階層に非該当ワードが含まれる場合には、その階層以下に保存したファイルはバックアップされません。

テクトレージマン
管理責任者が非該当ワードを設定するとき、ユーザーがログイン中であれば、ユーザーに非該当ワードが反映されるまでに約1時間掛かります。もしくは、ユーザーがログアウト後、再ログインを実行する必要があります。

この機能によりどなたでも安心してご利用していただけます。

Knowledge Holderは無料でお試しいただけるトライアル版もご用意しておりますので、ご興味のある方は是非お試し下さい。

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